Avec la crise sanitaire actuelle, l’organisation de séminaires, évènements et formations en présentiel ne pourra plus se faire pendant longtemps. Heureusement, il est tout à fait possible de les organiser à distance, en streaming vidéo. Cette solution encourage les interactions et préserve ainsi la relation humaine. Romain Gambier, Directeur général de Réseau Local, société spécialisée dans ce type de solutions, nous explique comment.

Romain Gambier, Directeur général de Réseau Local

Pour l’heure, rassembler des personnes n’est toujours pas possible et ne le sera sans doute pas en grand groupe avant un certain temps, comment organiser des séminaires et des formations ?

Il est difficile de se projeter à ce stade mais de nombreuses entreprises continuent à privilégier l’activité à distance au moins jusqu’à la fin de l’année et a fortiori ne sont pas disposées à organiser des événements internes ou externes en présentiel. Le streaming vidéo, qui s’est largement démocratisé, particulièrement en France avec le haut débit, permet de communiquer avec un large nombre de personnes à distance en intégrant des éléments d’interactivité. Ce type de rencontres numériques s’étaient déjà développées avant la crise sanitaire mais celle-ci les place désormais au centre de toutes les attentions.

Y-a-t-il des avantages à organiser des formations ou des séminaires à distance, même en dehors de toute nécessité sanitaire ?

Bien entendu et tout particulièrement pour l’organisation d’événements au niveau national ou international car ainsi, on évite les dépenses et les contraintes d’un long déplacement. Il manque certes le contact physique mais les solutions techniques actuelles permettent de compenser. Durant le confinement, il n’était question que de rencontres purement virtuelles mais dans la situation actuelle et à l’avenir, c’est le séminaire hybride qui est à privilégier, puisqu’il permet d’humaniser et de rendre l’échange plus interactif.

Comment fonctionne un tel évènement hybride ?

Il s’agit de réunir quelques intervenants dans l’entreprise, ou à défaut dans un autre endroit, qui vont faire la présentation et échanger avec les participants à distance. Il est même possible d’inviter quelques participants qui seront sur place. Le seul impératif est d’avoir sur les lieux une bonne connexion Internet, même s’il est possible d’utiliser la solution alternative de la 4G. Le déroulement le plus classique sera de placer les intervenants dans une salle de réunion assez grande ou dans un auditorium, si l’entreprise en possède un. Ils pourront ainsi communiquer avec l’auditoire et entre eux pour une présentation plus dynamique. Les participants peuvent réagir en votant ou en posant des questions.

Comment cela fonctionne-t-il techniquement ?

Pour la captation vidéo des intervenants, c’est un peu comme sur un plateau TV. Plusieurs caméras permettent d’alterner les plans et aussi de faire des focus, par exemple sur un produit. Il y a une régie qui alterne entre les caméras en temps réel pour délivrer un flux en direct qui est diffusé par Internet. Les participants n’ont qu’à cliquer sur un lien pour participer. Cela se fait à travers un navigateur sans installer aucun programme et sur tout appareil relié à Internet en sachant qu’un ordinateur portable est préférable, notamment pour l’interaction et pour disposer d’une image suffisamment grande. Durant la présentation, les participants peuvent intervenir, par exemple en posant des questions par écrit qui sont transmises en direct. L’installation dans l’entreprise est éphémère, typiquement avec une mise en place du matériel le matin et un démontage le soir. Une fois terminé, il est possible de mettre à disposition des participants un enregistrement de l’évènement.

Si l’évènement nécessite des démonstrations, par exemple de produits en situation, peut-on les filmer en direct aussi, par exemple dans un showroom ?

Oui c’est tout à fait possible, il suffit de prévoir une distribution vidéo sur site. On pourra dédier un caméraman à ce type d’action et récupérer le flux en direct pour l’intégrer dans l’émission. On peut aussi intégrer tout support de communication comme une présentation, des visuels et même des vidéos réalisées au préalable. Il est également possible d’intégrer des éléments interactifs, comme des sondages, dont les résultats s’affichent en temps réel.

N’est-il pas préférable d’avoir recours à un animateur qui distribue la parole et veille au bon déroulement selon le contenu prévu ?

C’est effectivement le cas mais pas impératif non plus, tout dépend des moyens à déployer selon l’ampleur de l’évènement. Il est tout à fait possible de prévoir un enchaînement de speakers à l’avance avec des temps d’intervention. Bien entendu, un animateur aura aussi pour avantage de rendre la session plus dynamique et plus interactive.

Pour rendre la partie présentation plus dynamique, peut-on multiplier les caméras et les endroits ?

Bien entendu mais là encore tout dépend de la taille du séminaire et des moyens disponibles. Deux intervenants avec deux caméras peuvent déjà produire des résultats dynamiques très satisfaisants. A l’autre bout de l’échelle, il est possible de disposer d’un caméraman entièrement indépendant dont le flux est transmis sans fil et qui pourra ainsi se déplacer en toute liberté en suivant les instructions du réalisateur.

Où est hébergé l’évènement, comment s’inscrire et quelles sont les limites en termes de participants ?

Il s’agit simplement de créer un espace éphémère dans le cloud qui n’existera que pour la durée de l’évènement. Les inscriptions se font exactement comme un événement en présentiel, à la seule différence qu’une fois inscrit, on envoie un lien. Le nombre n’est pas limité et peut aller jusqu’à des milliers de participants, en sachant qu’une telle dimension demande plus de moyens pour gérer l’interaction qui sera forcément plus réduite. On peut aussi diviser l’audience en groupes dans des salles virtuelles pour faciliter la modération.

Comment gérer le flux de questions ?

Cela dépend là encore du nombre de participants mais il est recommandé d’avoir recours à un modérateur qui va examiner les questions au fur et à mesure qu’elles arrivent, les regrouper puis les transmettre dans l’ordre et sans doublons aux intervenants ou à l’animateur qui pourra les consulter sur une tablette pour y répondre. Il y a fondamentalement deux types de modérations possibles. L’active qui fait arriver toutes les questions sur un ordinateur pour les trier et les valider avant de les diffuser à l’écran. Cela permet de garder un contrôle complet sur l’interaction. La méthode passive consiste à afficher directement toutes les questions à l’écran sans filtre et jouer ainsi la transparence. Dans tous les cas, le mieux est de laisser les questions arriver durant la présentation et d’y répondre ensuite dans une session dédiée en les regroupant et les hiérarchisant car on ne peut pas répondre à tout. Il est aussi possible de faire liker les questions par les participants pour déterminer les plus pertinentes.

Séminaire commercial ou formation, quel sera le déroulé type d’un tel évènement virtuel ?

Pour un séminaire commercial interne ou externe, une présentation avec un animateur et des intervenants sera le plus efficace. Si des produits sont impliqués, les présenter en démonstration sera un plus. Pour une formation, il n’est pas forcément nécessaire de la faire en direct. Il est tout à fait possible d’enregistrer à l’avance. Cela permet aussi de proposer des playlists de vidéos selon les besoins des participants. Créer des FAQ en vidéo live à partir des questions posées est aussi une bonne méthode pour les formations. En parallèle, on peut envoyer tout type de document et bien entendu aussi prévoir une validation de la formation par un formulaire avec des questions ou directement en ligne.

Souvent, ces évènements présentent un caractère confidentiel, peut-on sécuriser la transmission et les échanges ?

Il y a déjà la gestion des données personnelles. Garantir un anonymat complet permet d’être en ligne avec la RGPD et n’exclue pas des statistiques qui ne seront pas personnelles. L’anonymat encourage aussi les participants à intervenir librement. On peut aussi décider que chacun s’identifie avec des éléments de traçabilité dont il faut informer les utilisateurs en amont. Cela risque cependant de freiner l’interaction. Pour la diffusion, il s’agit de trouver un juste équilibre entre simplicité et sécurité. Déjà l’aspect éphémère limite grandement les risques d’intrusion et comme tout est effacé après l’évènement, il ne reste plus de traces à exploiter. Le recours à une plateforme privée et non référencée qui change à chaque fois d’adresse garantit un bon niveau de sécurité. Ensuite, il est possible d’y ajouter un mot de passe, voire une identification, mais évidemment cela ajoute des contraintes aux participants.