Syndrome extrêmement courant dans les entreprises, la réunionite finit par être contre-productive et peser sur l’efficacité des professionnels. De nouvelles technologies de collaboration permettent de réduire cette dépendance.
Cette fois, la limite semble bel et bien franchie. Les professionnels en ont assez. La raison de leur grief ? Des réunions, des réunions et encore des réunions, à longueur de semaines. Censées favoriser l’avancement d’un projet, la réunion est devenue un exercice répétitif et pesant pour bon nombre de salariés. Dans les années 60, les cadres y passaient moins de 10 heures par semaine, selon une étude publiée par la Harvard Business Review*. Aujourd’hui, elles représenteraient près de 23 heures hebdomadaires.
« Improductives et inefficaces »
Que s’est-il passé ? Les méthodes de travail ont tout simplement changé. Les employés travaillent de façon plus horizontale, en mode projet. Les équipes se font et se défont au gré des besoins et objectifs du moment. Des compétences diverses doivent en permanence être associées pendant une période, puis redéployées sur d’autres missions. Et ce alors que les professionnels sont de plus en plus éparpillés. Certains sont au bureau, d’autres travaillent de chez eux, d’autres encore sont des prestataires extérieurs ou des freelances recrutés pour une tâche spécifique. La nécessité de coordonner les efforts a entraîné une augmentation continue du nombre de réunions, sans pour autant atteindre l’effet recherché. Toujours selon l’étude, 71 % des responsables interrogés estiment que les réunions sont improductives et inefficaces, 65 % disent qu’elles les empêchent de finir leur travail et 64 % déclarent qu’elles se font au détriment d’une réflexion plus profonde.
Une nouvelle génération de visioconférence
Si le besoin de collaboration est plus que jamais nécessaire, la multiplication des réunions n’apparaît donc pas comme la solution idéale. Bien que le contact humain reste évidemment nécessaire, des technologies existent aujourd’hui pour permettre de partager les bonnes informations, au bon moment, avec les bonnes personnes, et de limiter les réunions à quelques points d’étapes clés. La visioconférence est un des premiers axes à étudier. Si les premières solutions de visio ont quelque peu terni son image, en raison d’une qualité de communication insuffisante, l’expérience proposée aujourd’hui n’a plus rien à voir avec ce qu’on a pu connaître il y a quelques années. Les améliorations réalisées dans les formats audio et vidéo, l’augmentation de la bande passante et les progrès matériel rendent les échanges aussi fluides que lors d’une conversation en face à face.
Les constructeurs proposent aujourd’hui des postes de travail pensés spécifiquement pour ces nouveaux usages. C’est le cas du HP EliteOne 1000 .
Ce PC tout en un transforme chaque bureau en espace de collaboration. Côté audio, le hardware a été confié à Bang & Olufsen, spécialiste danois du son. Côté logiciel, HP a intégré ses technologies « Audio Boost », pour équilibrer volume et clarté de la parole, et « Noise Cancellation », pour filtrer les bruits extérieurs à la conversation. Question image, le All in One propose différents formats d’écrans allant jusqu’à une dalle 34 pouces WQHD (Wide Quad High Definition), soit quatre fois la HD standard. Il peut également embarquer une caméra Full HD garantissant un rendu de haute qualité à l’interlocuteur.
Des fichiers partagés de n’importe où
L’autre grand chantier pour diminuer drastiquement la quantité de réunions est évidemment celui de la mobilité. En donnant aux collaborateurs les moyens de travailler efficacement à distance, ils pourront rester connectés en permanence avec le reste des équipes, se ternir informer de l’avancement des projets et partager leurs propres travaux, et auront ainsi inévitablement moins besoin de multiplier les rendez-vous lorsqu’ils reviendront dans les bureaux. Un appareil comme le HP EliteBook 1040, propose dans un format 14 pouces ultrafin les dernières générations de processeur Quadricœur Intel Core série H, en mesure d’exécuter toutes les applications professionnelles, et une batterie capable d’accompagner les utilisateurs pendant 18 heures.
Et qui dit collaboration à distance dit évidemment partage de fichiers et utilisation externe de données qui, jusqu’alors, étaient hébergées bien à l’abri derrière le firewall de l’entreprise. C’est pourquoi l’EliteBook 1040, non content de faciliter la visioconférence et le partage d’écran grâce à des boutons dédiés et un écran rotatif à 180 °, embarque également les outils de sécurité inhérents. Avec HP Sure View par exemple, l’ordinateur est absolument étanche au piratage visuel. Grâce à un masque qui assombrit l’affichage en fonction de l’angle de vue, l’écran est en effet complètement invisible pour toute personne à proximité qui chercherait à observer discrètement votre activité par-dessus votre épaule. Et si vous ajoutez à cela les protections HP SureClick, contre les sites web malveillants, HP Sure Start, pour la protection du BIOS, ou encore HP Multi Factor Authentication pour la sécurité des accès, plus besoin d’organiser une rencontre physique pour travailler sur des dossiers sensibles. Avec ces solutions puissantes de collaboration, les réunions vont finir par vous manquer.
*https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness
