Comment se réconcilier avec l’impression ?

Quoi de plus simple que d’imprimer sur une simple feuille de papier un texte, une image ou encore un tableau ? Et pourtant, qui n’a jamais perdu son sang-froid quand la fameuse feuille ne sort pas ou pire quand l’impression ne correspond pas vraiment aux attentes ! Bref, on a tous une histoire avec une imprimante et si jusqu’à présent elle n’était pas toujours sereine, sachez que ça peut changer !

Optimiser l’impression, l’importance du matériel

En entreprise comme à la maison, il est temps de se réconcilier avec son imprimante. Souvent, cela commence par le choix d’un appareil adapté à ses besoins. Par exemple, si vous avez une utilisation relativement réduite, rien ne sert d’investir dans une grosse machine professionnelle. Il existe de très bonnes imprimantes compactes et ultra modernes à l’image des imprimantes HP Envy. Si en revanche, il s’agit de concilier travail et loisir à la maison ou d’équiper une petite entreprise, un modèle tout-en-un de la gamme OfficeJet Pro conviendra parfaitement pour toutes les tâches et même en sans-fil, connecté en Wi-Fi. Rappelons par ailleurs que les appareils multifonction (imprimante, photocopieur et scanner) consomment jusqu’à 50% d’énergie en moins. A contrario, si vous imprimez souvent des documents complexes qui, au format A4, s’avèrent illisibles, il est peut-être temps de s’équiper d’une imprimante A3.

Une consommation maîtrisée

La gestion des consommables peut se mettre en travers de votre relation avec l’imprimante, surtout quand on vient à en manquer au moment crucial… A cela peut s’ajouter le besoin de maîtriser les dépenses liées aux consommables et c’est pourquoi HP propose les imprimantes jet d’encre Smart Tank, rechargeables très simplement. L’alternative est de souscrire au service Instant Ink. La gestion des consommables est alors automatique et s’adapte à la consommation d’encre réelle. L’imprimante communique avec le service directement et les cartouches sont envoyées par transporteur pour ne jamais manquer, ni gâcher.

Et si les volumes sont plus importants, et que vous imprimez qu'en noir et blanc, les modèles laser HP Neverstop disposent d’un système de toner rechargeable qui permet de gérer au plus juste. C’est une solution intéressante lorsque l’usage est fluctuant.

Comment faciliter la gestion de l’impression ?

Gérer les pilotes, configurer les imprimantes, les intégrer dans un réseau : cela peut s’avérer assez fastidieux et surtout chronophage. Il existe désormais des imprimantes intelligentes avec lesquelles toutes ces contraintes de départ disparaissent. HP propose aussi l’application HP Smart qui permet d’imprimer sur différentes imprimantes pré enregistrées : celle du bureau, celle de la maison.... La configuration est aussi simplifiée en Wi-Fi et il n’est pas nécessaire d’installer des pilotes. Pour la gestion au quotidien (assistance, commande d’encre…), là aussi tout est automatisé. Et enfin, l’impression se fait depuis n’importe quel appareil, pour peu que l’application y soit installée (PC, smartphone, tablette…).

Découvrir l’application : L’impression simple et mobile avec HP Smart

Halte au gâchis, comment imprimer correctement ?

Avec les outils numériques, la digitalisation ou la multiplication des systèmes d’affichage à notre disposition, le recours à l’impression sur papier de documents de travail se fait plus rare. Les documents comme les textes ou les tableaux s’échangent entre collaborateurs, la majeure partie du temps, au format électronique. En réunion, il n’est plus nécessaire d’imprimer en plusieurs exemplaires la présentation. En cas de réunion en présentiel, il suffit bien souvent de la projeter sur un grand écran et dans le cadre de réunion virtuelle, c’est encore plus simple. Des solutions de travail collaboratif permettent de partager son écran et ainsi la présentation !

Pour autant, l’impression papier est encore nécessaire dans de nombreuses situations, notamment pour les tâches administratives mais aussi pour travailler plus aisément sur un document que l’on tient en main.

Voici quelques gestes simples et efficaces pour imprimer exactement ce que l’on veut, éviter de jeter à la poubelle une feuille mal imprimée et ainsi préserver l’environnement !

5 règles à suivre AVANT de lancer l’impression :

• Utiliser la police Ecofont. Ça n’a rien de magique et pourtant en utilisant cette police, on peut réduire de 30% la quantité d’encre utilisée à l’impression sans réduction de qualité. Cette police est ingénieuse : à l’impression, elle laisse de tous petits trous invisibles à l’œil nu et ne gênant pas la lecture du document. Ce sont ces petits trous laissés vides lors de l’impression qui permettent d’économiser de l’encre !
• Paramétrer correctement l’impression. Qui n’a jamais imprimé des feuilles et des feuilles de tableur vides car la zone d’impression n’avait pas été correctement définie. Ainsi avant de taper CTRL P, assurez-vous que la zone d’impression est correctement définie, et que les bonnes pages sont sélectionnées.
• Optimiser l’impression. On peut très facilement paramétrer une impression pour imprimer le document parfait. Par exemple, dans le cadre d’un tableau Excel, demandez-vous s’il vaut mieux imprimer sur deux feuilles A4 ou sur une feuille A3. En jouant avec les marges, on peut aussi éviter d’avoir un tableau imprimé sur deux feuilles au lieu d’une. Autre astuce : tout simplement forcer l’impression sur une seule feuille quitte à réduire un peu la taille !
• Opter dès que c’est possible pour une impression en noir et blanc, et/ou en mode brouillon. Bien souvent la couleur n’est pas indispensable. Mieux, il n’est pas toujours nécessaire de laisser dans les documents des aplats de couleurs ou des photos inutiles.
• Petit aparté concernant les courriels. Au lieu d’imprimer 15 mails mis bout à bout dans un échange, on peut aisément se contenter de la partie qui intéresse. Là encore, quelques clics simples de paramétrage éviteront d’imprimer des pages superflues.

5 règles à suivre pour réduire l’impact écologique

• Si vous avez lancé une impression, allez la chercher ! 25 % des documents sont jetés cinq minutes après leur impression et 16 % des impressions ne sont jamais lues. (Source ADEME, Agence de la transition écologique).
• Utilisez du papiers écolabellisés (Écolabel Européen, Ange Bleu, Écolabel Nordique…). Ils sont à privilégier comme le rappelle l’ADEME qui précise que la production du papier recyclé consomme 3 fois moins d’énergie et d’eau que celle à partir de fibres vierges.
• Toujours d’après l’ADEME, chaque salarié consomme annuellement 70 à 85 kg de papier, soit l’équivalent de trois ramettes par mois. Pour réduire cette consommation, pensez à l’impression recto-verso. On peut aussi utiliser les versos des feuilles imprimées comme papier brouillon.
• Pour réduire la consommation inutile du matériel informatique, l’idée est d’éteindre l’imprimante a minima pour la nuit et le week-end bien sûr !
• Vous n’avez plus besoin du document imprimé : pensez au tri ! Dans la mesure où le papier représente 75% des déchets du bureau, le tri et le recyclage ont un réel impact.