Travailler de chez soi ne signifie pas que l’on doive être isolé dans son activité. Les réunions à distance sont ainsi un bon moyen de maintenir les échanges avec ses collègues. Voici quelques conseils pour des réunions virtuelles sans accroc !
La réunion virtuelle est un grand classique du télétravail. Néanmoins, tout comme pour la réunion physique, mieux vaut bien s’organiser pour la rendre la plus efficace possible. Avec des solutions pensées pour le travail collaboratif, HP vous accompagne dans cette démarche de manière simple et sécurisée.
Préparez le rendez-vous virtuel en amont
Pour une bonne maîtrise de la réunion virtuelle, répartir le temps de parole et gérer l’ordre du jour, la première chose à faire est de nommer un responsable de réunion. Celui-ci veille à son bon déroulement et s’assure du bon rythme des discussions ! Idéalement, la personne choisie se charge également d’envoyer en amont à tous les participants un mail détaillé, avec les objectifs mis en avant. Cela permet aux échanges de démarrer plus rapidement et d’être plus pertinents.
Préparez votre installation informatique
On va participer à la réunion chez soi mais cela ne veut pas dire qu’il faut se contenter d’un confort minimal, bien au contraire. Pour bien gérer la distance, il faut organiser son matériel à l’avance. Si vous disposez d’un notebook muni d’une webcam de qualité en haute résolution, comme celles de la gamme HP EliteBook, il suffit de poser l’ordinateur devant vous. Vérifiez en amont que la webcam se trouve dans le bon angle et à la bonne distance par la fonction test d’enregistrement vidéo. Il peut également s’avérer intéressant de relier le PC portable à un écran secondaire de grande taille, tel que le HP EliteDisplay S430c, pour allouer une partie de l’image aux documents partagés dans l’outil de conférence et une autre aux documents personnels pour avoir le tout à portée des yeux.
Sans oublier l’élément N°1 : le son !
Que ce soit en audio seul ou avec la vidéo, la qualité du son est un facteur primordial pour réussir une réunion à distance. Ne pas comprendre ce que dit l’autre et être perturbé par des bruits parasites peut engendrer une expérience très frustrante. Les fonctionnalités audios intégrées aux ordinateurs portables HP EliteBook garantissent un son de qualité. Pour la restitution, ils embarquent des technologies développées par Bang et Olufsen, qui délivrent un son immersif, clair et sans saturation. Côté émission, la multiplication des microphones garantit une captation optimale de la voix alors que le système HP Noise Cancellation réduit considérablement les bruits de fond et optimise la clarté du son. On retrouve également sur leur clavier un bouton permettant de couper directement le microphone à tout moment, si nécessaire.
Choisir le bon logiciel de réunion virtuelle
Durant la réunion, les différents intervenants auront probablement besoin de diffuser des documents de présentation en mode écran partagé. Il est nécessaire de choisir la solution la plus adaptée à la situation. De nombreux logiciels existent : l’un des plus connus est assurément Skype, qui permet d’intégrer un grand nombre d’interlocuteurs à l’échange et qui dispose d’une fonctionnalité de partage d’écran simple à activer, avec un visionnage plein écran satisfaisant. Zoom est une solution destinée aux professionnels qui rencontre un grand succès actuellement. En fonction de l’offre sélectionnée, il est possible de convier plusieurs centaines de participants à une réunion, avec de nombreuses fonctionnalités, ce qui comprend bien évidemment le partage d’écran. En prime, plusieurs personnes peuvent partager leur écran en même temps et co-annoter. Zoom garantit une bonne qualité vidéo et audio, même quand la connexion Internet n’est pas très stable et qu’il y a beaucoup de participants. Le service inclut aussi une messagerie pour communiquer en parallèle de l’audio quand c’est nécessaire. Ces solutions de travail collaboratif sont intéressantes mais il est recommandé de ne pas y échanger de données sensibles et de sécuriser les conférences avec des codes d'accès.
Intervenez efficacement sur les documents partagés
Pour partager les documents sur lesquels des interventions communes peuvent être nécessaires, il est possible d’utiliser un service de stockage dans le cloud. Des solutions comme Microsoft Teams, Dropbox Paper ou Google Docs ont l’avantage d’intégrer des systèmes de modification des documents en ligne, via des éditeurs sous navigateur ou des applications mobiles. Le tout est sécurisé et l’accès aux documents est limité aux personnes choisies, qui peuvent éditer directement le contenu des fichiers, ou bien être simplement invitées à y poster des commentaires. L’avantage de rendre les documents accessibles directement durant la réunion, c’est qu’aucune information n’a le temps de se perdre. C’est à la fois un gain de temps et d’efficacité. L’autre avantage d’une telle solution est d’être disponible avant et après la réunion pour préparer ou continuer le travail collaboratif.
Partagez un compte-rendu efficace
Une fois les échanges terminés, les idées et les commentaires mis en commun, il est temps de dresser le bilan de la réunion. Le responsable sera chargé d’effectuer un compte-rendu synthétique, les objectifs et les tâches de chacun seront mis en avant. Pour plus de facilité dans la réalisation du compte-rendu, il est possible d’enregistrer la réunion. Le service Zoom propose l’enregistrement de la réunion au format audio et vidéo dans le cloud, et même sa retranscription automatique.
