10 conseils pour les néophytes du télétravail

Télétravailler présente de nombreux avantages mais c’est aussi une activité qu’il faut apprendre à maîtriser pour être efficace. Ce n’est pas toujours évident pour tous ! Travailler à domicile demande de la discipline, de l’organisation et nécessite les bons outils.

L’autodiscipline

C’est généralement l’aspect le plus compliqué à maîtriser !  Pour ceux qui ont du mal à s’y faire, une organisation rigoureuse de la journée, avec des plages horaires définies, accroît l’efficacité mais agit aussi positivement sur le moral. Il est ainsi recommandé de travailler selon des plages horaires qui permettent d’alterner les activités. Deux heures à produire seul devant son écran est une bonne durée cible. Les pauses sont essentielles et ne doivent pas se faire avec un café devant l’ordinateur. Il faut en profiter pour bouger en faisant un peu de gym, en préparant le repas, etc.

Comme au bureau

Ce n’est pas parce que l’on télétravaille qu’il faut s’isoler ! Selon l’activité, il faut organiser la journée comme si on était virtuellement au bureau. Il suffit de prendre pour point de départ le déroulement d’une journée dans l’entreprise, puis de le dupliquer chez soi. Cela commence par une réunion d’organisation pour fédérer les collègues autour du projet. Si à 10 heures, il était d’usage de se retrouver à la machine à café pour discuter des actions de la journée, prévoyez une réunion par Skype à la même heure avec les mêmes personnes.

Les outils logiciels

Les logiciels les plus évidents sont déjà connus de tous : Office 365, Skype, suite Adobe et autres. D’autres le sont moins et sont plus adaptés au collaboratif à distance. Zoom est une solution de visioconférence axée sur le collaboratif et sur les réunions virtuelles d’envergure, avec notamment une gestion avancée des documents partagées et de l’enregistrement vidéo. Ces solutions de travail collaboratif sont intéressantes mais il est recommandé de ne pas y échanger de données sensibles et de sécuriser les conférences avec des codes d'accès. Si l’entreprise ne dispose pas d’une solution cloud dédiée, il existe de nombreuses options professionnelles dont les plus connue sont sans doute Dropbox et Microsoft OneDrive qui proposent désormais aussi des fonctions de partage avancées. Google Docs est la solution de partage gratuite qui demeure la plus populaire mais ne dispose que de fonctions assez basiques.

Les outils matériels

L’ordinateur portable est au cœur du dispositif de télétravail. Les notebooks de la gamme EliteBook de HP sont performants et disposent surtout de tous les outils pour télétravailler, comme une protection efficace contre les menaces du Web, la sécurisation des contenus et une mise à jour automatique de tous les éléments clefs. Certains sont en outre très flexibles, c'est le cas des ordinateurs portables convertibles HP Elite Dragonfly ou  HP EliteBook x360 qui peuvent se transformer en tablettes. A la maison, il est bien plus confortable d’y associer un moniteur le plus grand possible comme le HP EliteDisplay S340c avec son écran incurvé de 34 pouces. Pour les visioconférences, certains notebooks comme le HP EliteBook 1050 disposent d’une webcam avec volet occultant. Pour l’audio, se doter d’écouteurs intra-auriculaires true wireless en Bluetooth apporte du confort et de la liberté de mouvement. Enfin, une bonne imprimante, en réseau, rapide et intelligente comme les imprimantes HP OfficeJet Pro, sera un plus !

L’ergonomie

Travailler dans de bonnes conditions à la maison est un élément clé au bien-être et donc essentiel pour l’efficacité. Le lieu doit être choisi au mieux en fonction des possibilités. Le bureau doit être placé de manière à bénéficier de la lumière extérieure sans soleil direct.  La lumière artificielle sera de préférence à LED, en privilégiant des ampoules au ton chaud (3 000 kelvins ou moins). Le fauteuil de bureau est un élément clef et doit être choisi en fonction de son anatomie. Si le travail se fait sur ordinateur portable, il est préférable d’y connecter un clavier externe et une souris pour éviter les problèmes de tendinites.

Se parler

Continuer à échanger avec les autres est un élément essentiel à l’efficacité du télétravail. Cependant, il est évident que la communication à distance est moins aisée qu’en présentiel. Le plus efficace est de se limiter à un interlocuteur au téléphone ou par visio-conférence. Une réunion virtuelle demande beaucoup de discipline pour être efficace. La réunionite virtuelle est à éviter. Lorsque la réunion est nécessaire à l’avancement d’un projet, il faut y établir des règles strictes et travailler avec des documents partagés.

La forme physique

Qui dit télétravail, dit aussi inactivité physique qu’il faut compenser impérativement en faisant du sport, sans forcément sortir de chez soi. Sur le smartphone, il existe de nombreuses applications pour pratiquer à domicile selon ses besoins. L’aérobic doux, la gym, le yoga et le vélo d’appartement sont efficaces et non traumatisants. Pour parer aux éventuels problèmes causés par une position assise trop longue, des étirements et exercices pour le dos sont vivement recommandés !

Le travail partagé

La collaboration devient essentielle quand on télétravaille, c’est évident. La base sera de partager les documents en ligne pour que tous les membres d’une équipe puissent les modifier. La plupart des solutions cloud le permettent, comme Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive, etc. Attention toutefois aux règles de votre société qui peut disposer de son propre outil et ne pas autoriser l’utilisation d’un autre. Désormais, il existe aussi des outils collaboratifs très puissants, ils doivent être acquis par la société et peuvent faire partie de solutions RH existantes, comme Protime par exemple.

La connexion

Pour pouvoir télétravailler dans de bonnes conditions, une connexion rapide à Internet est un prérequis. Tous ceux qui sont dans une zone blanche ou qui doivent se contenter d’un ADSL lent (surtout en upload), un seul conseil : passer à la 4G. Il suffit d’acquérir un modem/routeur 4G+ et d’y insérer une carte SIM pour disposer d’une bonne connexion. Dans les grands appartements ou maisons, surtout si la box se situe à une extrémité, mieux vaut passer à un système « mesh » pour avoir un bon débit Wi-Fi partout.

 Pas de stakhanovisme

Par mauvaise conscience ou souci d’efficacité, il ne faut pas non plus sombrer dans l’excès. Il convient de respecter des horaires de travail raisonnables et de se donner suffisamment de temps pour se détendre et se changer les idées. Avec le transport en moins et une bonne concentration, travailler 7 ou 8 heures par jour sera déjà plus efficace qu’au bureau. De plus, l’efficacité et la concentration diminuent en maintenant une activité intense trop longtemps. Il est contreproductif d’insister plutôt que de faire une pause et de reprendre dans de meilleures dispositions.