C’est une migration sans précédent qu’ont réalisé les entreprises au cours des dernières semaines. Jamais elles n’ont eu recours au télétravail de façon aussi massive et rapide que depuis les débuts du confinement. Comment ont-elles procédé ? Les enseignements à tirer de cette migration forcée sont très utiles car le télétravail ne sera plus jamais considéré comme avant…
Depuis le 17 mars dernier, c’est le branle-bas de combat dans toutes les équipes informatiques de France. En l’espace de quelques jours, des millions de salariés ont dû passer en télétravail pour respecter les mesures de confinement mises en place dans le cadre de la lutte contre le coronavirus. Dès lors, différentes stratégies ont émergé et on a pu observer de grandes disparités entre celles pour qui le home office constituait un véritable voyage en terre inconnu et celles qui avaient déjà mis en place des technologies et méthodes de travail à distance au sein de leur organisation.
Anticipation vs réaction
Le basculement de la Société Générale, raconté par le JDN, est un bon exemple de grande entreprise bien préparée à faire face à ce genre de situation. « Nous avions déjà développé le télétravail pour le siège et les services centraux. Nous avons étendu les outils déjà déployés et éprouvés dans ce cadre », explique Christophe Leblanc, directeur des ressources et de la transformation numérique de l’établissement bancaire. En seulement trois semaines, les capacités déjà disponibles d’accès distant et de VPN (réseau privé virtuel) ont été quintuplées et les chargés de clientèle d'entreprise qui n’étaient pas encore équipés ont reçu des ordinateurs portables ou des tablettes. 30 000 collaborateurs ont ainsi pu poursuivre leurs missions depuis leur domicile.
Même son de cloche du côté de l’enseigne Fnac Darty, où 1 000 personnes sont passées en télétravail en cinq jours. Une véritable « opération commando », comme le raconte Jean Laborde, directeur adjoint des systèmes d’information, dans les colonnes du MagIT, qui a été rendue possible par l’adoption de technologies de travail à distance bien avant le début de la crise. « À la DSI, nous avons 50 % des effectifs qui font du télétravail régulier une, voire deux journées par semaine », explique Jean Laborde.
Toutefois, « beaucoup d'entreprises n'étaient pas prêtes pour organiser le télétravail et ont bricolé dans l’urgence », comme a pu le constater Pascal Chavernac, le PDG de Sigma Méditerranée, une ESN occitane, dans un article de L’Indépendant. Partage de données dans le cloud, visioconférences, transfert des appels depuis les standards des entreprises vers les téléphones portables, « certaines sociétés se sont précipitées vers des produits grand public et gratuits, mais dont les protocoles ne sont pas du tout sécurisés », regrette-t-il.
De la collaboration et du cloud
Quels sont donc les outils stars de cette période de télétravail massif ? Les logiciels de collaboration en mode cloud sont évidemment au cœur des dispositifs. Rapides à déployer, simples à utiliser et basées sur des infrastructures gérées directement par le fournisseur, elles sont plébiscitées par les DSI du monde entier. La plateforme de conférence à distance Zoom, qui ne comptait qu’une dizaine de millions d’utilisateurs en décembre 2019, vient de passer le cap des 300 millions d’utilisateurs quotidiens ce qui a aussi mis en évidence des failles de sécurité. Plus habituée aux environnements professionnels, la plateforme Microsoft Teams a quant à elle plus que doublé sa base d’utilisateurs, passant de 20 millions d’utilisateurs actifs par jour en novembre 2019 à 44 millions à la mi-mars 2020. Les applications de productivité de Google enregistrent elles aussi une explosion des usages. La Macif a ainsi déployé G Suite auprès de plus de 8 000 collaborateurs, qui organisent dorénavant plus de 1 300 réunions virtuelles chaque jour sur Meet.
La nécessité d’imprimer
En télétravail, la gestion de document papier peut être un problème. En effet, dans de nombreux cas, les collaborateurs peuvent avoir besoin d’imprimer ou de scanner des documents. On pense aux tâches administratives ou comptables par exemple qui nécessitent de partager des documents qu’il aura fallu au préalable scanner. Ce n’est qu’un exemple, mais en tout état de cause, certaines entreprises doivent prendre cette problématique en considération pour permettre la poursuite de l’activité. HP propose une solution adaptée et intelligente avec les imprimantes professionnelles de la gamme OfficeJet Pro. Sécurisées et adaptées à différents volumes selon les besoins, elles intègrent par ailleurs des modules de tâches intelligentes qui permettent de gagner en efficacité. En mettant en place un raccourci, l’utilisateur peut lancer différentes tâches en un seul geste. Enfin avec Instant Ink Pro, les utilisateurs définissent un forfait adapté à leur consommation et peuvent recevoir directement chez eux leurs cartouches d’encre avant d’être à court.
La problématique de la sécurité
Ces nouveaux usages et la multiplication des accès distants au réseau et aux informations des entreprises engendrent évidemment des problématiques de sécurité. Des solutions existent pour protéger les données des organisations, comme le tunnel VPN, qui fait partie de la panoplie de base pour la sécurisation des accès distants. À condition néanmoins de l’utiliser correctement. Le journaliste Yann Serra soulève notamment dans le MagIT le cas de nombreuses PME « perdues face à des accès sous-dimensionnés vers leurs SI internes » et qui se tournent malheureusement vers des services de VPN en ligne pour compenser, alors que ces derniers ne constituent pas un « modèle à suivre pour des PME qui veulent reconnecter leurs télétravailleurs au SI interne ». L’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information) elle-même recommande pour le télétravail l’utilisation « d’une solution d’accès de type VPN propre à l’entreprise, idéalement IPsec ou TLS à défaut ».
Reste qu’assurer la sécurité de ces millions d’appareils distants peut rapidement devenir un cauchemar pour les équipes de sécurité. La solution Device as a Service (DaaS) proposée par HP peut alors avoir beaucoup de sens dans ce contexte, en réduisant drastiquement la charge de travail des services informatiques. Les entreprises peuvent en effet confier la surveillance et la protection des appareils aux experts HP, qui pourront à distance appliquer les politiques de sécurité de l’organisation et intervenir en temps réel en cas de menace sur une machine. La technologie HP TechPulse analyse en continu le parc dispersé chez les collaborateurs pour dresser des rapports complets sur l’état des périphériques et générer des alertes si une anomalie est détectée. Une visibilité et une proactivité précieuse pour assurer la continuité d’activité en période de crise et qui le restera tout autant quand viendra le temps du déconfinement.
S’il fallait retenir un enseignement de ce passage au télétravail en marche forcée, c’est que l’anticipation aura beaucoup aidé ceux qui l’avait fait. Pour les autres, après un retour à la normale, une adaptation réfléchie de ce qui aura été mis en place dans l’urgence permettra d’être paré désormais. La situation aura aussi montré qu’il faut faire attention à ce que le dispositif n’expose pas l’entreprise à des risques de sécurité. Surtout, beaucoup de directions auront constaté que le télétravail est possible et présente des avantages, notamment en termes de productivité.
