Gérer les documents en entreprise est une tâche bien plus complexe et chronophage qu’il n’y parait. Pourtant, il existe des solutions à la fois flexibles et complètes qui pourraient bien révolutionner cette démarche. Voici l’exemple de HP Advance, une plateforme intégrée et modulaire.
Pas besoin d’évoluer dans une entreprise qui compte des centaines de salariés pour avoir connaissance de l’ampleur que peut prendre la gestion de documents : même les TPE et les PME peuvent être confrontées à une quantité importante de fichiers à imprimer, numériser, partager entre collaborateurs… Si la transformation numérique des entreprises tend à dématérialiser entièrement la gestion documentaire, cela n’efface pas certaines contraintes. Les équipes informatiques sont encore trop souvent confrontées à la nécessité d’installer plusieurs outils d’administration, à gérer séparément, et les collaborateurs doivent apprendre à utiliser différentes interfaces. Une situation peu efficace mais désormais il est possible de passer outre grâce à HP Advance, la solution complète proposée par HP.
Une plateforme, de multiples outils
HP Advance permet aux entreprises de rationaliser la gestion documentaire au sein d’un seul et unique programme, qui s’articule autour de différents modules, focalisés sur l’impression et la numérisation. Parmi eux, on trouve HP Access Control Scan, qui permet de numériser des documents papier directement sur l’imprimante, pour gagner du temps et limiter les impressions superflues. HP Access Control Print, de son côté, sécurise les appareils comme les tâches d’impression, et permet de surveiller leur utilisation. HP Direct Print permet d’imprimer facilement depuis les appareils de l’entreprise, en mode push. Quant à HP Mobile Connector, il offre la possibilité d’imprimer directement depuis les appareils mobiles iOS ou Android : de quoi éviter de multiples manipulations aux collaborateurs, pour un gain de temps évident.
Plus d’une dizaine d’autres modules sont disponibles au sein d’HP Advance : les entreprises peuvent les intégrer ou non à la solution, en fonction de leurs besoins, au sein d’une console unique et modulaire. De cette façon, l’entreprise dispose d’une plateforme fiable, qui profite du savoir-faire HP en matière de gestion de documents et d’impression, tout en gardant la main sur les fonctionnalités disponibles.
Une interface unique pour plus d’efficacité
Non seulement HP Advance permet aux équipes IT de gagner du temps en ne gérant qu’un seul outil, mais les collaborateurs dans leur ensemble profitent également de processus allégés. Une seule interface pour tous les outils permet d’éviter les formations chronophages. Avec HP Advance, une seule formation suffit pour en saisir toutes les fonctionnalités. La plateforme met clairement en avant les outils, qui sont faciles à utiliser au quotidien. Une rationalisation de la gestion documentaire qui est synonyme d’optimisation du temps, d’amélioration de la circulation des fichiers entre les collaborateurs et les services, et donc d’optimisation générale de l’infrastructure.
Efficace pour aller vers des comportements responsables
En termes d’investissement, HP Advance peut rapidement s’avérer rentable, et pas uniquement en raison de l’augmentation de la productivité des collaborateurs. En effet, la solution d’HP permet de garder un œil sur les habitudes d’impression au sein de l’entreprise, et de favoriser les comportements responsables : scanner et distribuer numériquement lorsque c’est possible, imprimer en noir et blanc plutôt qu’en couleurs, privilégier l’impression recto verso… de quoi permettre de faire d’importantes économies sur les consommables, mais également d’améliorer l’empreinte carbone de l’entreprise.
HP Advance, une solution sécurisée
Faciliter le quotidien des collaborateurs en multipliant les possibilités d’impression et de numérisation des documents de manière simple et intuitive, le tout en permettant de garder le contrôle sur les coûts et l’empreinte carbone de l’entreprise sont des atouts non négligeables d’HP Advance. Mais il faut en ajouter un autre : son aspect sécurisé.
En effet, offrir plus de liberté d’impression et de numérisation ne doit pas aller de pair avec une sécurité revue à la baisse. C’est pourquoi HP intègre son propre système d’authentification sécurisée HP AC à sa solution HP Advance. Cet outil peut être intégré aux informations d’identification existantes sur le réseau, comme LDAP et Active Directory, ce qui permet à l’entreprise de garder la main sur les données et les accès aux différents modules tout en facilitant la tâche aux collaborateurs.
Avec HP Advance, la gestion documentaire est plus fluide, plus simple, plus économique et plus sécurisée, et permet aux entreprises de faire un pas de plus vers une transition numérique durable.
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