Pour créer un environnement propice à la productivité, matériel et logiciel doivent travailler de concert. C’est vrai en entreprise mais aussi à la maison quand on télétravaille. Or les critères pour choisir les configurations les plus adéquates ne sont pas forcément les mêmes !
Le télétravail n’est pas une pratique nouvelle. Mais sa généralisation s’est accompagnée du développement de nouvelles technologies pour améliorer toujours plus la collaboration à distance. Car tout l’enjeu du télétravail est bien là : réaliser ses missions de l’extérieur, tout en restant connecté avec ses collaborateurs. Il ne s’agit plus aujourd’hui de déployer les mêmes équipements à la maison que ceux utilisés au bureau, mais bien de faire appel à des appareils spécialement conçus pour optimiser l’expérience des télétravailleurs.
Qualité du son et de l’image : deux atouts pour le télétravail
La particularité de ces produits est de proposer un couple matériel/logiciel cohérent et performant. Pour un professionnel en télétravail, la visioconférence est un outil de productivité clé. L’affichage et le son sont donc des critères fondamentaux à prendre en compte dans le choix du poste de travail. Un écran comme le HP EliteDisplay E243m permet de participer à une réunion virtuelle avec la même qualité d’échange que lors d’une réunion physique. La webcam HD, la sonorisation Bang & Olufsen, les deux micros et la dalle IPS full HD garantissent la qualité de la communication, aussi bien pour l’utilisateur que pour les personnes de l’autre côté du réseau. Et pour simplifier l’usage au maximum, l’écran intègre des boutons accessibles en façade afin de contrôler les appels sans devoir passer par un menu additionnel. Cette configuration matérielle permet de tirer le meilleur des logiciels de webconférence. Au moment de choisir votre équipement, un bon indicateur à surveiller est la présence de certifications. Le HP EliteDisplay E243m est par exemple certifié pour Skype Entreprise.
Un environnement informatique de qualité
Impossible évidemment de parler du télétravail sans aborder la question du PC portable. Pour la plupart des professionnels, c’est le poste de travail principal, celui qui permet de naviguer entre la maison et le bureau en conservant toutes ses données et applications. Et celui-ci n’est pas en reste en termes d’innovations dédiées à la collaboration à distance. Les ordinateurs de la gamme EliteBook en sont une bonne illustration. En plus du micro traditionnel qui va capter la voix de l’utilisateur, ces appareils intègrent un micro orienté vers l’extérieur (world-facing). Celui-ci va être chargé de capter les bruits ambiants. Le couple matériel/logiciel va ensuite à nouveau montrer toute sa valeur. La technologie HP Noise Cancellation va analyser le signal et isoler tous les sons susceptibles de venir parasiter votre conversation afin de les supprimer. Et pour ceux qui seraient déjà équipés d’un PC portable mais souhaiteraient malgré tout profiter de cette qualité d’expérience, il existe également une solution externe. Les stations d’accueil HP Thunderbolt peuvent en effet accueillir un module audio doté de la même technologie. Ces équipements présentent d’autres avantages, ils permettent notamment de connecter le PC portable à un écran plus grand ou à d’autres périphériques.
Imprimante et gestion des documents papiers
Autre composant incontournable du bureau à domicile : l’imprimante multifonction. Même à l’heure de la dématérialisation et du tout digital, de nombreux professionnels manipulent encore des documents papiers. Et encore une fois, l’association intelligente d’un matériel performant et de fonctions intelligentes peut grandement simplifier la vie de l’utilisateur. La preuve en est avec les imprimantes HP OfficeJet Pro 8022 et 9012 . Ces dernières proposent un scanner recto-verso automatique ainsi que la technologie Smart Task, qui permet de créer des raccourcis personnalisés pour automatiser une suite de tâches. Un professionnel qui, chaque vendredi après-midi, scanne l’ensemble des contrats qu’il a signé dans la semaine, les renomme, les archive dans son cloud Microsoft, les envoie par mail à sa comptabilité et à son supérieur, puis en fait une copie, pourrait lancer l’ensemble de ces cinq actions distinctes avec un unique raccourci. De quoi économiser un temps précieux.
Pour la gestion des cartouches d’encre, Instant Ink Pro permet de recevoir ses cartouches d’encre en toute sécurité avec un programme adapté à ses besoins d’impression.
Des solutions logicielles de travail collaboratif
Les solutions de travail collaboratif ne manquent pas et sont particulièrement appréciables quand on travaille à distance. En effet, comment accéder à des dossiers et documents à distance, comment partager son travail avec ses collaborateurs, comment communiquer autrement que par mail et téléphone ? En matière d’accès à distance aux dossiers et fichiers d’équipe, certains services ont prouvé leur efficacité. On citera notamment Google drive, One drive ou encore Dropbox.
En matière de communication, le premier réflexe est certainement pour beaucoup d’utiliser Skype mais d’autres solutions sont très facilement accessibles. Tel est le cas de Zoom qui permet d’organiser des réunions virtuelles, en audio comme en visio et bien sûr à plusieurs. Zoom intègre un système de chat et permet en outre de partager un écran. Bref, la réunion se déroule comme si tous les participants étaient réunis autour d’une table ! Notons que Microsoft a également développé sa plateforme dédiée au travail d'équipe : Teams. La solution est intégrée à Office 365. Ces solutions de travail collaboratif sont intéressantes mais il est recommandé de ne pas y échanger de données sensibles et de sécuriser les conférences avec des codes d'accès.
Il est également possible de détourner des solutions normalement dédiées au grand public : créer un groupe whatsapp, définir une date de meeting avec Doodle ou encore partager des fichiers volumineux avec Wetransfer…
Un PC, une imprimante, un système de télécommunication… trois éléments indispensables pour bien télétravailler. Mais vous l’aurez compris, certains critères font la différence à l’usage. En prime, une batterie de solutions et de logiciels sont accessibles en quelques clics. Ils apporteront flexibilité et efficacité aux télétravailleurs.
